Creación de documentos profesionales

Significado

Para sectores como el de los seguros, la banca, los servicios energéticos o la venta por correo, los documentos siguen siendo la clave para acceder a los clientes. La producción de documentos que produce material escrito de alta calidad da a las empresas una apariencia llamativa con los clientes que es memorable y las distingue de la competencia. La producción inteligente de documentos puede reforzar la fidelidad de los clientes si los documentos se adaptan exactamente al destinatario y su contenido es fácil de entender.

Por lo tanto, la creación profesional y eficiente de documentos constituye la base de la comunicación con el cliente basada en documentos. El objetivo de la creación de documentos es crear una comunicación perfectamente adaptada al cliente, lo más automatizada posible, y cuyo contenido correcto se adapte con precisión a la situación individual del cliente. El diseño y la apariencia deben llevar la firma inconfundible de la empresa y debe tener lugar exactamente en el canal físico o digital preferido por el cliente.

Quienes dominen estas disciplinas seguirán manteniendo su posición en los mercados globalizados del futuro. La base técnica de software para ello es un potente sistema para la creación de documentos, que también ofrece una solución integrada para la optimización y el envío de documentos a los más diversos canales – por ejemplo, un sistema para la Gestión de la Comunicación con el Cliente (CCM) como la Series M/.

Funcionalidad

En el marco de la gestión de la Comunicación con el Cliente, la creación de documentos se integra en un flujo de procesos superior compuesto por cadenas de procesos anteriores y posteriores. El inicio suele ser controlado por el sistema o iniciado por una persona; la ocasión es siempre una transacción, es decir, una operación comercial espontánea o recurrente como una factura, una oferta, etc. Por tanto, el término «impresión de transacciones» tiene su origen en los tiempos de la creación de documentos puramente en papel. La adquisición y el suministro de datos están estrechamente relacionados con el encargo de la producción de documentos. A la creación de documentos propiamente dicha le sigue la optimización (por ejemplo, la clasificación) y la salida de los documentos o envíos por correo mediante un sistema de gestión de salida OMS.

En cuanto a la optimización de los procesos, las empresas se esfuerzan por conseguir una generación de documentos lo más automatizada posible, controlada por el sistema, ya sea en el procesamiento en segundo plano (ningún ser humano observa el proceso) o en el procesamiento por lotes. En el caso de operaciones comerciales no estandarizables, por ejemplo, en el caso de la tramitación, el usuario o empleado controla la creación de documentos de forma interactiva en el diálogo o en línea a través de sus entradas (en el diálogo de usuario) y decisiones.

Debido a la creciente digitalización y movilización de casi todos los ámbitos de la vida, cada vez es más importante para la creación de documentos poder alternar entre la creación de documentos físicos para su impresión y la salida digital según las necesidades del cliente. Para ello, un proceso integrado como la Gestión de la Comunicación con el Cliente de la Series M/ ha demostrado su eficacia: Supervisa y controla todo el proceso, desde la creación de los documentos hasta su salida, y se convierte así en el eje central de los procesos documentales. Desde el principio, todos los datos o metadatos necesarios se recogen en el documento durante su creación. Así se crea un documento central básico o en bruto a partir del cual el sistema (de gestión de salida) genera el formato de salida requerido al final del proceso global y lo optimiza para el canal de salida correspondiente.

Con la Series M/, el CCM de kühn & weyh, que ofrece la creación de documentos y la gestión de la salida desde una única fuente, se pueden generar formatos de impresión establecidos como AFP, PCL y PostScript o formatos para canales de comunicación digital como el correo electrónico, los SMS o los servicios de mensajería, es decir, HTML(5) o PDF (rellenable digitalmente).

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Christel Heusler